Pratique de gestion

2022.12.01

Gestionnaires à distance en temps de crise : guide de survie pour relever les nombreux défis imposés par l’exercice

Vous êtes submergé par un flot d’information permanente, vous jonglez parfois avec les ordres et les contre-ordres et vous devez régler des défis opérationnels quotidiens ? Rappelez-vous qu’il y aura un après. Et comme nous devenons des experts de la distanciation! Prenez du recul et décidez de revenir présent à ce qui est essentiel en premier lieu – Vous et votre présence pour réfléchir avec clarté.

La bonne posture vous permettra de combiner gestion de crise et continuité des affaires. Les décisions du court terme doivent continuer d’être inspirées des intentions que vous poursuivez comme organisation.

Il est vital pour vos équipes d’avoir un cap à suivre pour leur permettre de se projeter et de se mobiliser. La reprise n’en sera que plus facile.

C’est le moment de leur confier des activités à valeur ajoutée qui leur permettront de trouver un sens à leur travail et de rester motivées.

Quelles sont les conditions gagnantes pour y parvenir

Misez sur trois éléments clés : confiance, autonomie et disponibilité.

• La gestion à distance passe nécessairement par une forme de «lâcher prise» qui repose sur la confiance, mais aussi sur l’autonomie des équipes.
• Laissez la latitude nécessaire à chacun et n’exigez pas de chacun qu’il fournisse une liste exhaustive de ses activités journalières.
• Concentrez-vous et concentrez-les sur les résultats obtenus en laissant un peu de côté les moyens utilisés pour y parvenir.
• Attention : autonomie ne signifie pas absence d’encadrement. On doit s’efforcer d’être très présent pour ses employés, qui ont grand besoin d’être épaulés et accompagnés. Votre responsabilité de donner un cadre (orientations, objectif visé, priorité, critère de décision…) demeure toujours aussi pertinent.

Communiquer et mobiliser dans la durée

Lorsque l’incertitude devient notre lot quotidien, la communication fait partie des leviers clés pour mobiliser, rassurer vos équipes et tenir dans la durée. Pensez en marathonien plutôt qu’en coureur de sprint et instaurez sur la durée des modes et canaux de communication réguliers et efficaces.

• Structurez vos interventions. Tout d’abord, en maintenant une communication claire, authentique et sur une base régulière.
• Rappelez-vous que même à distance, une équipe bien informée reste engagée. Mettez en place des routines informationnelles, en envoyant un courriel à vos employés après chaque rencontre à distance, afin de résumer les grands points de ce qui a été dit et convenu. C’est aussi une bonne chose à déléguer pour installer la coresponsabilité dans vos équipes et vous pourrez ainsi en relecture avant l’envoi du dit courriel, constater ce que l’on comprend de vos messages et des échanges! Assurez-vous que tout le monde ait accès aux mêmes informations et évitez que les collaborateurs se sentent isolés.
• Faites le point sur les projets en cours et vérifiez que les actions entreprises sont alignées avec les priorités. Clarifiez la mission et le rôle de chacun ainsi que les règles à suivre.
• Optez pour la vidéoconférence lorsque la technologie le permet. En effet, le contact visuel est important. Rappelez-vous que plus de 55% du message est transmis de façon non verbale!
• Même si nous n’avez pas nécessairement toutes les réponses aux questions posées, autant que possible, allez chercher les informations nécessaires auprès des instances concernées et revenez ensuite vers les employés. S’il n’y en a pas, c’est qu’il y a peut-être quelque chose de neuf à trouver!

Voici quelques exemples de stratégies que vous pourriez également utiliser pour garder votre équipe motivée :

• Miser sur les employés à l’attitude constructive qui joueront un rôle de mobilisateur auprès du reste de l’équipe. Soyez attentif : en période de crise, ce ne sont pas nécessairement ceux auxquels vous auriez pensé de prime abord qui se révéleront avoir le leadership approprié. Il vous faudra peut-être aller au-delà de vos idées reçues et opter pour de nouveaux regards.
• Ne manquer aucune occasion de souligner les bons coups et le travail de votre équipe. Faites-en mention lors des discussions de groupe, les employés qui se sentent reconnus dans leurs efforts garderont leur motivation. Votez pour la diversité des comportements et personnes renforcées pour faire apparaître la multitude de ressources qui contribuent à la réussite.
• Continuer à cultiver l’esprit d’équipe, et ce même à distance. Comment reproduire l’ambiance conviviale des rencontres informelles et des communications à bâtons rompues que l’on peut avoir au bureau? Soyez créatif!
• Pratiquer l’écoute active pour bien comprendre les préoccupations des employés et reconnaître l’existence des défis auxquels ils sont confrontés.
  À long terme, cette attitude pourrait d’ailleurs augmenter leur loyauté envers l’organisation et les fidéliser.
• Ne pas oublier non plus de prendre le temps de vous informer régulièrement sur leur situation personnelle avec tact et discrétion. Faites preuve d’empathie et de compréhension, de souplesse et de flexibilité dans l’atteinte des objectifs lorsque c’est nécessaire. Quand tous les repères sont chamboulés, plus que jamais les valeurs humaines doivent être mises de l’avant pour maintenir la cohésion. Acceptez aussi de partager des pans de votre propre expérience, de votre ressenti face à cette crise, comme membre à part entière de cette équipe.

Ultimement, cette situation nous rappelle que nous ne sommes pas seuls.

S’isoler pour se recentrer et se relier pour collaborer en marchant tous dans le même sens est la pratique actuelle la plus payante.

Dit autrement, rester calme dans le chaos sera notre meilleur plan de soin de santé organisationnelle.

Vous souhaitez prendre soin de vos gestionnaires et leur offrir du soutien pendant la crise? Apprenez-en plus sur l’une des façons dont Brio peut vous y accompagner.